Sistemas de E-business Funcionais - Sistemas de Informação Contábil

Os sistemas de contabilidade são encarregados de fazer a manutenção e o gerenciamento de registros financeiros para prestar contas aos seus recursos, os sistemas compartilham problemas e fazem o acompanhamento do que possuem com o que necessitam.

Os sistemas de informação contábeis realizam registros e relatos dos movimentos de fundos em uma organização em termos históricos, produzindo demonstrativos financeiros como balancetes, produzem previsões de condições futuras como os projetos de demonstrativos. Os sistemas contábeis operacionais estão voltados aos sistemas de processamento de transações, geralmente, os sistemas contábeis operacionais incluem: processamento de pedidos, controle de estoque, contas a receber, contas a pagar, folha de pagamentos. O gerenciamento dos sistemas contábeis está focalizado no controle e no planejamento das operações das empresas, como a confecção de relatórios analíticos que comparam o desempenho real com o previsto. 

Funcionalidades básicas do sistema:

• Processamento de pedidos: Recebe e processa os pedidos do cliente e produz dados para a análise e o controle de estoque, concede um método rápido, preciso e eficiente de registrar e filtrar pedidos do cliente e transações de vendas;
  

• Controle de Estoques: Registram as alterações de estoque e preparam os documentos adequados de expedição, pode fornecer relatórios sobre a situação do estoque, além de ajudar uma empresa a fornecer serviço de alta qualidade a seus clientes e minimizar os custos de manutenção de estoque;
  

• Contas a Receber: Mantêm registros de totais em débitos por clientes a partir de dados gerados por compras e pagamentos. Esse sistema produz faturas para clientes, extratos mensais de clientes e relatórios de administração de créditos, fornece relatórios aos gerentes para ajudá-los a controlar o montante de crédito prorrogado e a cobrança de dinheiro devido;


• Contas a pagar: Mantêm controle de dados relativos a compras e pagamentos aos fornecedores. Os sistemas de contas a pagar preparam cheques em pagamento de faturas pendentes e produzem relatórios de administração de caixa, sjudam a garantir o pagamento pontual e correto de fornecedores para manter bons relacionamentos; 


• Folha de Pagamento: Recebem e mantêm dados dos cartões de ponto dos funcionários e outros registros de trabalho, além de produzir contracheques e variados documentos como demonstrativos de salários, relatórios de folha de pagamento. relatórios de análise de mão-de-obra, relatórios para órgãos de administração e de governo, e fornecem à administração relatórios com análises de custos e da produtividade da força de trabalho;
  

• Livros contábeis: Os sistemas de livros contábeis reúnem dados recebidos de contas a receber, contas a pagar, folha de pagamento e outros sistemas de informação contábil.

Sistemas de E-business Funcionais - Sistemas de Marketing

A função organizacional de marketing diz respeito ao planejamento, promoção e venda de produtos em mercados existentes e ao desenvolvimento de novos produtos e novos mercados para melhor atender a clientes atuais e potenciais. Os Sistemas de Informação de Marketing integram o fluxo de informação necessário em muitas atividades de marketing. Os sistemas de informação de marketing fornecem informação para:

• Websites e serviços de Internet /intranet possibilitam um processo de marketing interativo no qual os clientes possam tornar-se parceiros na criação, comercialização, compra e melhoria de produtos e serviços.
• Os sistemas de automação da força de vendas utilizam tecnologias móveis de computação e Internet para automatizar muitas atividades de processamento de informações para apoio e administração de vendas.
• Outros sistemas de marketing auxiliam os gerentes de marketing no planejamento, precificação e outras decisões de administração do produto, estratégias de promoção de vendas e propaganda e pesquisa de mercado e previsão.

Marketing Interativo

O objetivo do marketing interativo é estabelecer uma conexão permanente com os clientes, onde o resultado é uma fidelização do cliente que em determinadas situações traz mais benefícios do que investir em novos clientes. 

Um marketing interativo bem estruturado faz com que o cliente se torne o principal meio de propaganda de um produto, uma vez que, ao realizar uma aproximação com o cliente ele irá falar da empresa para as demais pessoas que o cercam.

Marketing Direcionado

O marketing direcionado tornou-se uma importante ferramenta do desenvolvimento de estratégias de propaganda e promoção para os sites de comércio eletrônico de uma empresa. O marketing direcionado é um conceito de administração de propaganda e promoção que engloba cinco componentes-alvo:

• Comunidade: as empresas podem personalizar suas mensagens de propaganda e seus métodos de promoção na rede para atrair pessoas de comunidades específicas. Estas, podem ser comunidades de interesse, tais como as comunidades virtuais on-line de entusiastas de esportes ou de artes e ofícios, ou comunidades geográficas formadas por sites de uma cidade ou jornal local.
• Conteúdo: propaganda como cartazes eletrônicos ou banners pode ser veiculada em várias páginas do site na Internet, além da home page da empresa. Essas mensagens atingem o público-alvo.
• Contexto: a propaganda figura apenas em páginas da Internet que sejam relevantes ao conteúdo de um produto ou serviço. Por isso a propaganda é dirigida apenas a pessoas que já estejam procurando informações sobre um assunto relacionado aos produtos de uma empresa.
• Aspectos demográficos e psicológicos: os esforços de marketing podem ser dirigidos apenas a tipos específicos ou classes da população, por exemplo, solteiros, vinte e poucos anos, renda mediana, estudantes universitários.
• Comportamento On-line: as campanhas de propaganda e promoção podem ser adaptadas a cada visita individual a um site. Esta estratégia se baseia em arquivos “cookies” gravados na unidade de disco do visitantea partir de visitas anteriores. Os arquivos cookies possibilitam que uma empresa acompanhe o comportamento on-line de uma pessoa em seu site para que os esforços de marketing possam ser instantaneamente desenvolvidos e direcionados para esse indivíduo em cada uma de suas visitas ao site.

Automação da força de venda (AFV)

Os sistemas de automação da força de vendas utilizam tecnologias móveis de computação e Internet para automatizar muitas atividades de processamento de informações para apoio e administração de vendas.

Os computadores e redes estão disponibilizando a base para a automação da força de vendas mais constantemente. Em diversas organizações, a força de vendas está sendo equipada com notebooks, navegadores de rede e softwares de gerenciamento de contatos de vendas que a conectam a sites de marketing na Internet, extranets e intranets de suas empresas. 

Entre as características da automação da força de vendas temos o aumento da produtividade pessoal dos vendedores, aumento na agilidade da captação e na análise de dados de venda, permite à administração de marketing e vendas melhorar a prestação de informações e o suporte que oferecem a seus vendedores. Muitas empresas consideram a automação da força de vendas como uma maneira de conquistar uma vantagem estratégica na produtividade de vendas e na capacidade de respostas de marketing. Suas principais vantagens são: agilidade (realização de uma compra em qualquer lugar do mundo), confiabilidade (a consulta das informações do cliente e os preços do produto estão sempre sincronizados em tempo real com o sistema de gestão da empresa) e segurança (todas as informações são armazenadas em nuvem, portanto, os dados estarão bem guardados).

 

Sistemas de E-business Funcionais - Sistemas de informação financeira

 

Sistemas de Informação Financeira  dão suporte aos gerentes financeiros no financiamento de uma empresa e na alocação e controle de recursos financeiros. Abrange a administração de caixa de títulos, de orçamento de capital, e de previsão e planejamento financeiros.

As principais categorias de sistemas de informação financeira incluem: Administração de caixa e investimentos, Orçamentos de capital e Planejamento financeiro.

 Os sistemas de administração de caixa coletam informações, em tempo real ou a intervalos regulares, sobre todos os recebimentos e desembolsos de caixa dentro de uma empresa.

Permitem que as empresas depositem ou invistam mais depressa os fundos em excesso e, assim, aumentem a renda que eles geram.

Produzem previsões diárias, semanais ou mensais de recebimentos ou desembolsos de dinheiro (previsões de fluxo de caixa), que são utilizados para identificar futuros déficits ou excessos de caixa.

Modelos matemáticos frequentemente podem determinar programas otimizados de cobrança de caixa e estratégias alternativas de financiamento ou investimento para lidar com déficits ou excessos de caixa.  

Administração de Investimentos: Muitas empresas investem seus excessos de caixa em títulos negociáveis de baixo risco e a curto prazo ou em alternativas de maior retorno e risco, de forma que a renda do investimento seja obtida até que os fundos se tornem necessários. O portfólio desses títulos pode ser administrado com a ajuda de pacotes de software de administração de portfólios.

Os serviços on-line de administração de investimentos: Estão disponíveis em centenas de fontes on-line na Internet e em outras redes.

Ajudam o gerente financeiro a tomar decisões de compra, venda ou retenção para cada tipo de título de forma a desenvolver uma composição ótima de títulos que minimize riscos e maximize receitas de investimento para a empresa.  

Orçamento de Capital: O processo de orçamento de capital envolve a avaliação da rentabilidade e impacto financeiro de propostas de dispêndios de capital.

As propostas de dispêndios de longo prazo para fábricas e equipamento podem ser analisadas utilizando-se diversas técnicas.

Essa aplicação faz uso intenso de modelos de planilha eletrônica que incorporam a análise do valor atual dos fluxos de caixa esperados e a análise de probabilidade de riscos para determinar a combinação ótima de projetos de capitalização para a empresa.

Previsão e Planejamento financeiro.

Fornecem técnicas analíticas que resultam em previsões financeiras ou econômicas de condições econômicas locais e nacionais, níveis salariais, níveis de preço e taxas de juros.

Sistemas de Planejamento Financeiro.

Utilizam modelos de planejamento financeiro para avaliar o desempenho financeiro atual e o projetado de uma empresa ou de suas divisões ou subsidiárias. Os sistemas de planejamento financeiro: Ajudam a determinar as necessidades de financiamento de uma empresa e analisam métodos alternativos de financiamento.

Utilizam previsões financeiras relativas à situação econômica, operações das empresas, tipos de financiamentos disponíveis, taxas de juros e preços de ações e obrigações para desenvolver um plano ótimo de financiamento para a empresa.

Frequentemente utilizam pacotes de planilhas eletrônicas e geradores de SAD para montar e manipular modelos financeiros.

São utilizados para responder questões do tipo w-if e de busca de metas a fim de avaliar as finanças e as alternativas de desenvolvimento.                                  

SCM - GERENCIAMENTO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS.

SCM – SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
O conceito de Supply Chain Management surgiu como uma evolução natural do conceito da Logística Integrada. Enquanto a logística Integrada representa uma integração interna de atividades, o Supply Chain Management representa uma integração externa, pois estende a coordenação dos fluxos de materiais e de informações aos fornecedores e ao cliente final cujo pano de fundo é a globalização e o avanço na tecnologia da informação.

Na verdade o campo da logística evoluiu de um tratamento mais restrito, voltado para a distribuição física de matérias e bens, para um escopo mais abrangente, em que se considera a cadeia de suprimentos como um todo e as atividades de compras, administração de matérias e distribuição. Assim, não se limita a uma única função como o Marketing ou as operações, mas representa, de fato, uma área de integração desses distintos enfoques. Essa trajetória registrou uma mutação radical na década de 90 com a intensificação articulada dos fenômenos da liberação comercial, da globalização produtiva e financeira em escala mundial.

O objetivo principal do Supply Chain Management é criar valor para o consumidor final com variedades de produtos, qualidade, bons serviços e custos adequados com ganhos para os clientes e acionistas.

Para que isso aconteça é preciso integrar os processos-chave em toda a cadeia. Do consumidor final até os fornecedores de insumos.

Dentre os processos considerados chave para o sucesso da implementação, os mais citados são:

1. Relacionamento com os clientes – desenvolver equipes focadas nos clientes estratégicos buscando um entendimento comum sobre características de produtos e serviços a fim de torna-los atrativos para o cliente;
2. Serviço aos clientes – fornecer um ponto de contato único para todos os clientes, atendendo de forma eficiente a suas consultas e requisições;
3. Administração da demanda – captar, compilar e continuamente atualizar dados de demanda com o objetivo de equilibrar a oferta com a demanda;
4. Atendimento de pedidos – atender aos pedidos dos clientes sem erros e dentro do prazo de entrega combinado;
5. Administração do Fluxo de produção – desenvolver sistemas flexíveis de produção que sejam capazes de responder rapidamente às mudanças nas condições do mercado;
6. Compras / Suprimentos – gerenciar relações de parceria com fornecedores para garantir respostas rápidas e a contínua melhoria de desempenho;
7. Desenvolvimento de novos produtos – buscar o mais cedo possível o envolvimento dos fornecedores no desenvolvimento de novos produtos"

As dificuldades encontradas neste processo estão nas barreiras de ordem Cultural, Tecnológica e Financeira. As barreiras culturais, gerentes com objetivos funcionais individuais, pode ser vencidas através do gerenciamento de mudanças, gerentes com visões de benefício em conjunto, ou seja, abandonar o gerenciamento de funções individuais, e buscar a integração das atividades através da estruturação de processos-chave na cadeia de suprimentos.

As barreiras Tecnológicas podem existir devido a barreiras culturais. Essas barreiras devem ser vencidas com pesquisa de melhores práticas, participação em eventos especializados, treinamento, atração de fornecedores de soluções – consultoria especializada é de importância fundamental. Estas barreiras provocam tanto a obsolescência das empresas, como também o gasto exagerado em soluções por desconhecimento das necessidades.

As barreiras Financeiras podem ocorrer devido às anteriores, ou pela própria capacidade das empresas. Neste caso recomenda-se analisar com profundidade as capacidades dos integrantes, de forma a permitir que os mesmos possam sustentar as demandas das cadeias, sem descontinuidade de atendimento.

A internet tem contribuído muito para a aceleração do alinhamento da cadeias de suprimento, principalmente devido à padronização de procedimentos, à facilidade de acesso a informações e a agilização nas tomadas de decisão.

Os primeiros benefícios procurados pelas empresas ao implementar os programas de gerenciamento da cadeia de suprimentos são:

1.Satisfação do cliente;
2.Redução de custos;
3.Aumento da lucratividade;
4.Melhoria da colaboração com fornecedores e clientes;
5.Controle de estoque.

Os resultados são:

1.Redução do número de fornecedores e clientes;
2.Intensificação das relações com grupos de empresas escolhidos para uma articulação cooperativa e sinérgica;
3.Integração e compartilhamento de informações entre clientes e supridores, permitindo o maior equilíbrio das variáveis relacionadas aos patamares de demanda, capacidade de produção e estoques, inclusive através de entrega just-in-time;
4.Encaminhamento coletivo de soluções para os problemas; e
5.Presença e participação dos diferentes elos nas várias etapas do processo, desde a concepção até a fabricação dos produtos.

Sistema de Processamento de Transações (SPT) e Processamento de Transações em Tempo Real (OLTP)

Sistemas que dão suporte às transações, permitindo um processamento de tempo real. Os SPTs são responsáveis por monitorar, coletar, armazenar e processar dados gerados em todas as transações de uma empresa (exemplo: processamentos de pedidos, fatura, controle de estoque, compras etc).

Vantagens da utilização de um SPT

• Redução de custo;
• Melhoria de serviços prestados;
• Aquisição aperfeiçoada de informações;
• Suporte e tomadas de decisões;
• Melhor relação com fornecedores;

Objetivos do SPT

Objetivos fundamentais:

• Satisfação do cliente;
• Garantia de sucesso organizacionais;

Objetivos específicos:

• Processar os dados gerados pelas transações: capturar, processar e armazenar transações produzindo grande variedade de documentos com relação às atividades rotineiras da empresa;
• Manter alto grau de precisão: verificação com exatidão é feita tanto por pessoas quanto por sistemas de computador. Antes do inicio das transações, várias pessoas conferem e verificam rigorosamente todas as entradas para assegurar a real situação do negócio, inibindo erros de processamento;
• Assegurar a integridade dos dados e da informação: informações exatas e atuais antes de serem armazenadas;
• Produzir documentos e relatórios em tempo: os sistemas manuais podem levar dias, semanas e até meses, mas felizmente os SPT conseguiram reduzir o tempo de resposta. O tempo é crucial para várias variáveis correlatas como estoque e fluxo de caixa;
• Aumento da eficiência do trabalho: este trabalho hoje é feito por terminais de processamento;

OLTP

No Online Transaction Processing ou Processamento de Transações em Tempo Real, as transações da empresa são processadas on-line assim que ocorrem, por exemplo quando se paga um item em uma loja, o sistema registra a venda ao reduzir o estoque disponível em uma unidade, aumentar a posição do caixa da loja no valor que você pagou e aumentar a quantidade de vendas de itens em uma unidade por meio de tecnologias on-line, e tudo em tempo real.

EAI - INTEGRAÇÃO DAS APLICAÇÕES DA EMPRESAS.

Integração de aplicações empresariais (EAI) é o uso de tecnologias e serviços em toda a empresa para permitir a integração de aplicações de software e sistemas de hardware. A partir disso permite simplificar e automatizar processos de negócios na maior medida possível, ao mesmo tempo evitando ter que fazer grandes mudanças para as aplicações existentes ou estruturas de dados. 

Muitos tipos de software de negócios como aplicações de sistemas ERP, aplicações de CRM para os clientes de gestão, aplicações de business intelligence, folha de pagamento e sistemas de recursos humanos geralmente não podem se comunicar uns com os outros, a fim de compartilhar dados ou regras de negócios. Por esta razão, estas aplicações são muitas vezes referidos como ilhas de automação. Esta falta de comunicação leva a ineficiências, em que os dados idênticos são armazenados em vários locais, ou processos simples são incapazes de ser automatizado.

EAI é relativa a middleware tecnologias, onde é utilizada como mecanismo para mover as informações e compartilhar os processos de negócios de um aplicativo com outro. O middleware esconde as complexidades do mecanismo de comunicação entre os sistemas de origem e de destino. Isso permite que os desenvolvedores se concentrem em lidar com os APIs (Application Programming Interfaces) de cada sistema, enquanto o middleware manipula a transmissão das informações entre os dois sistemas. O mesmo API do middleware pode ser utilizado por diferentes aplicativos que são executados em diferentes plataformas.

Quais são as vantagens da integração de aplicações empresarial:

1. Otimização dos processos e aumento de produtividade: Ao facilitar o gerenciamento dos processos de uma empresa, reduzindo a redundância de informações e o retrabalho, a implementação de um sistema de integração de aplicações tem ligação direta com o aumento de produtividade e qualidade dos serviços prestados. Além disso, o sistema ainda oferece informações e indicadores de qualidade confiáveis sobre os processos, facilitando análises em tempo real e tomada de decisões estratégicas.

2. Redução de custos de implementação e manutenção: Com um sistema de integração funcional, os gastos com manutenção, resolução de erros, formação e treinamento de funcionários são reduzidos. Como já mencionamos, um sistema integrado atua na elevação da produtividade quando diminui o uso de recursos múltiplos, identificando e prevenindo possíveis ineficiências e desperdícios no fluxo de trabalho.

Grandes empresas focadas em automação de processos e redução de custos costumam calcular o aumento de produtividade com redução de uso de sistemas através de integrações. Por exemplo, ao reduzir o uso de 3 sistemas e passar a utilizar somente 1 em um atendimento ao cliente, ganha-se x minutos em cada atendimento. No final do ano, quando se tem um grande volume de atendimentos, ganha-se muito dinheiro com redução de custos com aumento dos atendimentos ou diminuição da equipe para atender uma mesma quantidade de clientes.

3. Automação de processos internos: Ao substituir trabalho manual pela automação dos processos, sua empresa reduz a burocracia, ao mesmo tempo em que ganha agilidade, eficiência, segurança e possibilidade de acompanhar e controlar os resultados com muita precisão. A automação também permite a criação de um sistema de informação comum a partir de bancos de dados de todos os setores de uma empresa, como a contabilidade e o estoque. Isso só contribui para uma comunicação mais articulada, eficiente e ágil, tanto interna quanto externamente.

CRM – Gestão do Relacionamento com o Cliente.

CRM – Gestão do Relacionamento com o Cliente – é uma abordagem que coloca o cliente como principal foco dos processos de negócio, com o intuito de perceber e antecipar suas necessidades, para então atendê-los da melhor forma.

É considerada uma estratégia de negócio com o foco no cliente. Ou seja, as ações da empresa ficam voltadas para as necessidades dos clientes, ao invés dos próprios produtos. Engloba as áreas de marketing, vendas e serviços de atendimento.

Não confunda a estratégia com os sistemas de CRM (as soluções tecnológicas), que permitem a aplicação mais eficaz da estratégia de CRM. Para obter as informações, os sistemas são divididos em dois tipos (blocos): o de aquisição do conhecimento e o de interação.

Os sistemas de interação

Entre os sistemas de interação, por exemplo, estão os sistemas de automatização dos canais de atendimento (Call Center), sistemas de frente de caixa (PDV’s) e o Força de Vendas (SFA – Sales Force Automation). Para entender melhor, os SFA’s (Força de Vendas) são aqueles usados pela equipe comercial, para acessar os produtos, registrar as vendas, agendar a entrega, etc.

Os sistemas de aquisição do conhecimento

Já os de aquisição do conhecimento, são aqueles usados para analisar os dados que foram coletados pelo Call Center, pelo frente de caixa, pelo Força de Vendas, enfim, dados de transações, como vendas realizadas e de relacionamento, como um atendimento feito através do SAC. Esses dados são processados e apresentados no formato de relatórios e gráficos para a tomada de decisões.

A empresa pode utilizá-lo para segmentar clientes, planejar campanhas e ficar por dentro dos processos de vendas e relacionamento. Quando são analisados os dados de atendimento, o pessoal têm acesso ao histórico de cada cliente, quais casos estão em andamento e quais foram finalizados, quem fez o último atendimento, se os clientes estão satisfeitos com os produtos / serviços oferecidos e a eficiência da equipe de suporte.

Aplicado nas vendas, é possível analisar a abrangência dos produtos / serviços nas áreas de atuação da empresa, fazer um gerenciamento territorial (qual local aceita melhor o produto), gerenciar os melhores contatos e oportunidades de negócio, melhorar as etapas de vendas e identificar vendas casadas. As vendas casadas são aquelas em que um produto pode ser vendido com outro complementar.

As vantagens do CRM são inúmeras, como:
- Segmentação de clientes por necessidades e interesses.
- Definição de potencial de mercado.
- Melhorar o Call Center (atendimento via telefone, on-line....)
- Registrar histórico de contatos do cliente.
- Fidelizar Clientes (Programas de fidelidade).
- Aumentar faturamento (técnicas de up-seling e cros-selling).
- Avaliação da equipe de vendas.
- Agendamento de tarefas de usuários do sistema.

As desvantagens do CRM:

- pode acontecer uma desistência do CRM 

- problemas pro não planejamento, a maioria dos projetos fracassa por causa de falta de planejamento, tratando o CRM como um software somente.

Exemplo Prático de CRM

Gerenciamento de relacionamento com o cliente em uma Empresa Madeireira.

O presente artigo almeja uma compreensão sobre a importância do Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente (CRM) na organização. Fundamentou-se em um referencial teórico sobre sistemas de informação, conceitos do processo sistêmico, enfatizando com veemência o CRM. Como exemplo prático, foi realizado um estudo de caso em uma empresa madeireira que necessitava de melhoria no processo do setor de vendas, pois havia desorganização e demora nas informações. Para tanto foi implementado o Totvs® CRM e posteriormente aplicado uma entrevista semiestruturada para os gerentes comerciais, que confirmaram a melhoria no processo decisório e relacionamento com o cliente, através da disponibilidade, rapidez, acesso e confiabilidade das informações comerciais. Diante dos resultados, o CRM demonstra ser uma ferramenta relevante no contexto empresarial, proporcionando subsídio para decisões que enfatizam a fidelização e conquista de novos clientes.